Proses Bisnis

• Kegiatan Bisnis dan Kebutuhan Informasi

          Untuk memutuskan sebelum membeli sebuah paket akuntansi, pertama-tama
  harus memahami bagaimana perusahaan tersebut berfungsi. Hal tersebut akan
  membuat kita mampu mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan untuk
  mengelolanya secara efektif. Selanjutnya, dapat menentukan jenis data danprosedur yang akan diperlukan untuk mengumpulkan informasi tersebut. 

            Lalu membuat tabel tiga kolom untuk meringkas hasil-hasil analisi. Di kolom
  sebelah kiri, diisi dengan daftar kegiatan bisnis dasar. Kemudian, di kolom bagian
  tengah, diisi dengan daftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk setiap
  kegiatan tersebut. Dan di kolom sebelah kanan diisi dengan daftar informasi yang
  berguna untuk membuat keputusan. Tidak semua kebutuhan informasi yang
  terdaftar di dalam kolom sebelah kanan akan dihasilkan oleh SIA. Misalnya informasi
  mengenai ketentuan pembayaran barang-barang yang dibeli, akan disediakan oleh
  penyedia barang (vendors). Jadi, SIA harus mampu mengintegrasikan data eksternal
  dengan data yang dihasilkan secara internal agar dapat menggunakan kedua jenis
  data tersebut. 

  Selanjutnya, memutuskan untuk mengatur ulang kegiatan bisnis yangterdaftar dalam Tabel 2.1 menjadi kelompok transaksi yang saling berhubungan.
  Banyak kegiatan bisnis organisasi yang dapat dideskripsikan sebagai pasangan
  kegiatan (event) yang mencakup pertukaran memberi-menerima (give-get).
  Tabel 2.1 : Tinjauan Menyeluruh Kegiatan Bisnis, Keputusan Utama, dan Kebutuhan
  Infromasi.

  
  

  

  Tabel 2.1

  
  

  

  Tabel 2.2

  
  

  Pertukaran-pertukaran dasar tersebut sesuai dengan apa yang secara historis
  telah disebut diklus transaksi (transaction sycles), yaitu:
  
  
  • Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
  
  
  • Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
  • Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai.
  • Siklus produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi.
  • Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
  
           Gambar 2.1 menunjukkan bagaimana berbagai siklus transaksi ini saling
  berhubungan dan bertalian dengan buku besar dan sistem pelaporan, yang
  digunakan untuk menghasilkan informasi bagi manajemen dan pihak-pihak
  eksternal.
  
           Dalam banyak paket software akuntansi, berbagai siklus transaksi
  diimplementasikan sebagai modul yang terpisah. Setiap organisasi tidak perlu
  mengimplementasikan setiap modul. Toko retail, tidak mempunyai siklus produksi
  sehingga tidak perlu mengimplementasikan modul tersebut. Selain itu, beberapa
  jenis organisasi memiliki keperluan yang unik. Misalnya, institusi keuangan
  memerlukan siklus deposit dan pembayaran angsuran yang berhubungan dengan
  transaksi yang melibatkan akun pelanggan dan pinjaman pelanggan. Sifat siklus
  transaksi dapat juga berbeda antar jenis organisasi. Contohnya, siklus pengeluaran
  (expenditure) perusahaan jasa, seperti akuntan publik atau firma hukum, tidak
  mencakup proses transaksi yang berhubungan dengan pembelian, penerimaan, dan
  pembayaran barang yang akan dijual lagi ke pelanggan.
  

  

   

• Pemrosesan Transaksi : Dokumen dan Prosedur

  Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah,
  yaitu: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi.
  Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Seperti
  yang diperlihatkan di Gambar 2.2, data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang
  harus dikumpulkan adalah:
  1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian
  2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
  3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan
   
  Setiap siklus transaksi secara khusus akan memproses banyak sekali kegiatan
  secara individual. Akan tetapi, sebagian besar dapat secara relatif dikategorikan ke
  dalam jenis tertentu yang lebih kecil. Sebagai contoh, do toko retail, umumnya
  transaksi individual diproses dalam siklus pendapatan (revenue cycle) baik tentang
  penjualan barang atau jasa ke pelanggan, atau tentang penerimaan tunai dari para
  pelanggan sebagai pembayaran penjualan tersebut. Tabel 2.2 menyebutkan jenis-jenis aktivitas yang biasanya dilakukan untuk tiap siklus transaksi besera nama dokumen
  atau formulir yang dipakai untuk mecatat data kegiatannya. 

• Menyediakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan

          Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk
  pengambilan keputusan bagi manajemen. Walaupun informasi yang disediakan
  dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer, informasi
  yang disediakan SIA terbagi da;am dua kategori, yaitu: laporan keuangan dan laporan
  manajerial. Laporan keuangan sebenarnya didesain bagi pihak luar dalam mengambil
  keputusan untuk memberikan kredit atau berinvestasi dalam organisasi. Mata kuliah
  akuntansi dan keuangan Anda lainnya berfokus pada laporan keuangan secara
  terinci. Oleh karena itu, bagian ini memberikan gambaran umum tentang beberapa
  jenis laporan manajerial yang harus disediakan oleh SIA.

  
  
  • Laporan Manajerial 
            SIA suatu oraganisasi harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang kinerja organisasi. Baik ukuran keuangan tradisional maupun data
  operasional sering kali dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja dengantepat
  dan lengkap. Sebagian besar dokumen sumber mencatat baik data keuangan maupun
  operasioanal dari interaksi bisnis. Kuncinya adalah mendesain SIA agar kedua jenis
  data tersebut disimpan sedemikian rupan hingga dapat memfasilitasi integrasi
  keduanya dalam laporan.
  
  
  
  • Laporan Anggaran dan Kinerja
            Terdapat dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu laporan anggaran
  dan kinerja. Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan.
  Salah satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran
  kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus masuk dan keluar. Informasi ini
  penting terutama untuk permasalahan kecil, karena masalah dalam arus kas
  adalah penyebab utama kegagalan perusahaan kecil. Anggaran kas dapat
  memberikan peringatan dini adanya masalah dalam arus kas pada saat yang
  tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan korektif.
  
  
  
  • Implikasi Perilaku dari Laporan Manajerial
            Berdasarkan pepatah lama, pengukuran mempengaruhi perilaku. Jika
  diterapkan dalam bisnis, hal ini berarti karyawan cenderung untuk memusatkan
  usaha mereka terutama pada tugas-tugas yang diukur dan dievaluasi. Hal ini
  dapat berarti baik atau buruk, tergantung pada sifat dasar hubungan antara
  perilaku yang diukur dengan tujuan umum perusahaan.
  Anggaran seringkali dapat menimbulkan perilaku disfungsional. Sebagai
  contoh, apabila suatu anggaran tidak memperhitungkan semua dana yang
  dibutuhkan untuk membeli perlengkapan yang dibutuhkan untuk memenihi
  tujuan kinerja, maka manajer akan mencoba untuk menyewa perlengkapan
  tersebut. Solusi ini memungkinkan mereka untuk memenuhi target kinerja
  mereka dan masih tetap berada dalam batas anggaran.
  

• Pertimbangan-Pertimbangan Pengendalian Internal

            Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai
  untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut:
  1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
  2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilakukan dilaksanakan dengan efisien dan
  sesuai dengannya.
  3. Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.
  
  
  •  Dokumentasi yang Memadai
             Dokumen yang memadai semua transakasi bisnis adalah kunci akuntabilitas.
  Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab
  yang diberikantelah dilakukan dengan benar.
  Dokumen dan catatan yang disesain dengan baik dapat membantu organisasi
  untuk secara cepat mengidentigikasi masalah yang mungkin muncul. Sebagai
  contoh, kekosongan dalam urutan dokumen sumber yang sudah dikerjakan
  menandakan bahwa berapa dokumen telah ditaruh ditempat yang salah. Dalam
  kasusu ini, ada kemungkinan beberapa transaksi belum dicatat. Kekosongan
  seperti ini juga merupakan tanda keberadaan masalah yang lebih serius. Dokumen
  dan catatan yang memadai juga dapat memastikan bahwa organisasi dapat
  menjaga komitmennya.
  Deskripsi prosedur tugas yang ditulis dengan memadai juga merupakan hal yang
  penting.
  
  
  • Pemisahan Tugas
            Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa
  pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah
  seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi
  bisnis. Contoh yang konkret adalah, fungsi pengesahaan transaksi, mencatat
  transaksi, serta penjagaan aset,harus dilakukan dengan orang yang berbeda.
  Pemisahaan ketiga tugas ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi,
  karena setiap pegawai dapat melihat dan karenanya, dapat membatasi tindakan
  pegawai lainnya. Pemisahaan tugas yang efektif akan mempersulit seorang
  pegawai untuk dapat mencuri uang tunai atau aset lainnya.
  Pemisahaan tugas penting terutama dalam aktivitas bisnis yang melibatkan
  penerimaan atau pengeluaran uang kas, karena kas dapat dengan mudah dicuri.
  Sebagai contoh, dalam proses penerimaan kas dari pelanggan, harus ada pegwai
  yang bertanggung jawab untuk menerima dan menyimpan penerimaan tersebut
  (fungsi penjagaan), dan harus ada pegawai lain yang bertanggung jawab untuk
  memperbarui catatan piutang (fungsi pencatatan). Sebaliknya, pegawai yang
  melaksanakan kedua fungsi tersebut dapat menyelewengkan pembayaran
  pelanggan untuk pemakaian pribadi, dan menyembunyikan pencurian tersebut
  dengan cara merekayasa akun terkait. Begitu pula dalam hal pengeluaran kas,
  harus ada pegawai yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan
  menyetujui cek pembayaran (fungsi otorisasi), dan harus ada pegawai lain yang
  bertanggung jawab untuk menandatangani dan selajutnya mengirimkan cek
  tersebut (fungsi penjagaan).

Sumber :
https://sohaelearningstyle.wordpress.com/pertemuan-ke-2-tinjauan-menyeluruh-proses-bisnis/

Referensi buku:
1. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
2. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
3. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.
4. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
5. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.